Toelichting klachtenprocedure

1. De kandidaat dient een klacht in bij de opleider.
2. De opleider beoordeelt of dit inderdaad een klacht is voor Oncorse of een klacht voor de opleider zelf is.
3. Indien het een klacht is voor Oncorse, dan zet de opleider de klacht door naar Oncorse. De opleider vermeldt aan Oncorse minimaal de klacht zelf, de datum van binnenkomst van de klacht bij de opleider en de contactgegevens van de kandidaat die de klacht heeft ingediend.
4. Oncorse reageert binnen 2 werkdagen nadat Oncorse de klacht van de opleider heeft ontvangen met een bevestiging van ontvangst van de klacht richting de kandidaat. Oncorse vermeldt in de bevestiging minimaal de termijn (5 werkdagen) waarbinnen de kandidaat een inhoudelijke terugkoppeling kan verwachten.
5. Oncorse reageert inhoudelijk op de klacht richting de kandidaat binnen 5 werkdagen na het sturen van de ontvangstbevestiging aan de kandidaat.
6. Oncorse registreert de klacht in een klachtenbestand. In dit bestand staan minimaal de volgende gegevens: naam kandidaat, contactgegevens kandidaat, datum binnenkomst klacht, datum afhandeling klacht, naam afhandelaar, onderwerp klacht, wel/geen tegemoetkoming klacht, klachtnummer. Oncorse slaat de klacht en de reactie op de klacht op in een aparte map onder een (opeenvolgend) klachtnummer. Eventuele overige correspondentie of aantekeningen worden ook in die map opgeslagen.
7. Halfjaarlijks wordt er middels een evaluatie beoordeeld of er naar aanleiding van klachten wijzigingen in het examenproces nodig zijn. De notulen hiervan worden opgeslagen in een map.